Як візуалізація даних може допомогти вийти з "циклу смерті" бізнес-процесів

Іноді на конференціях з інтелектуальної обробки даних я відчуваю себе учасником групи підтримки "Анонімні алкоголіки". У мене виникає дивне бажання почати свою презентацію словами: "Привіт! Мене звати Михайло. Я користувач програми Microsoft Excel, і намагаюся видужати від неї. Я не користувався Excel для аналізу даних протягом 42 днів". (Всі аплодують, вітають мене з таким досягненням та пропонують свою підтримку). Так, колись я любив Excel. Це була моя перша мова програмування (VBA), перший інструмент бізнес-аналітики, перша смілива спроба зазирнути у світ даних.

Згодом я відійшов від неї: використання аналітики набуло значного поширення й були створені нові інструменти. А також виникли нові потреби у цій галузі, відомій як інтелектуальна обробка даних. Тож сьогодні я займаюся візуалізацією даних. А саме, створюю інформаційні панелі, що дозволяють організаціям візуалізувати їхні дані. Ці панелі допомагають швидше сприймати інформацію, легше впроваджувати нову технологію, а також забезпечують інтерактивність.

Відколи людство опанувало нові спосібі збору даних, які раніше були недосяжними, попит на оперативні інформаційні панелі ставши набирати обертів. Це здебільшого складні для сприйняття дані. Які не можна просто так втиснути у кругову діаграму і чітко зрозуміти, що вони нам говорять. А зі збільшенням обсягу різних даних вкрай важливим стає їхнє узагальнення. До того ж у такий спосіб, який формує чітку картину. Одна з моїх улюблених цитат вчить: "Створення забагато звітів — найбільш трудомісткий спосіб вимірювати пусте місце". Сила візуалізації

Візуалізація даних — це не лише їхнє наочне представлення, як багато хто схильний вважати. Хоча гарне оформлення, звісно, не завадить. Це також не перетворення Excel-звітів у привабливі діаграми. І тим паче не перебудова цих звітів у новий інструмент лише тому, що тепер така мода. Візуалізація сприяє кращому розумінню даних, оскільки "візуальна інформація сприймається мозком у 20 разів швидше, ніж текстова, як встановили нейробіологи Массачусетського технологічного інституту".

Для ілюстрації цього факту хочу звернути до прикладу сили візуалізації, відомого як "Квартет Анскомба". Це комбінація чотирьох наборів координат X та Y, кожен з яких складається з 11 пар значень. Статистичні властивості цих 4 послідовностей неймовірно схожі. Проте якщо їх візуалізувати, ми одразу побачимо, що вони суттєво відрізняються. Кожна послідовність даних — це цілком інше зображення, і глядач миттєво помічає різницю.

Вісь у чому полягає сила візуалізації та її вплив на бізнес-діяльність. Вона дозволяє доносити зміст швидше й чіткіше. Крім того, ефективний інструмент візуалізації надає кінцевому користувачеві можливість здійснювати наочний пошук. У межах власних даних за своїми критеріями без особливого коду та без поглибленого знання функціоналу цього інструменту.

Візуалізація даних дозволяє користувачу (наприклад, керівнику компанії) бути незалежним від консультанта, програміста чи фахівця з бізнес-аналітики. Самостійно знаходити відповіді на питання, здійснювати поглиблений пошук, і скоротити час очікування, викликаний звичайними робочими процесами. Всі спеціалісти зі своїми функціональними обов"обов'язками залишаються необхідними для зростання та розвитку бізнесу. Проте керівник компанії більше не потребує їхньої допомоги, щоб отримати відповіді на численні дрібні запитання, пов"пов'язані з діяльністю компанії. Це значно полегшує роботу як йому, так і персоналу. Тепер він може приділяти більше часу управлінню бізнесом та оцінюванню стратегії. І більше не доведеться збирати єдину картину зі щомісячних звітів та нескінченних ситуативних запитів. Візуалізація у бізнес-процесах

Дозвольте на прикладі того, що я ніжно називаю "цикл смерті", проілюструвати, як зазвичай працюють бізнес-процеси. Година від годині на підставі інформації, що опиняється у керівників компаній, перед ними постають важливі питання стосовно їхнього бізнесу. Припустімо, голова компанії почув думку директора магазину, що цього місяця варто очікувати зниження продажів. Директор магазину не бачив жодних звітів, але добре знає свій магазин і відчуває, що справи йдуть трохи повільніше, ніж зазвичай. Керівник компанії, звісно, бажає зрозуміти масштаби такого спаду активності: чи він торкнеться компанії загалом, чи лише цієї локації.

Вибачте! До кінця звітного періоду ще далеко, тож у нас немає потрібних даних.

Тому керівник запрошує на зустріч начальника відділу бізнес-аналітики або інформаційних систем своєї компанії. Та доручає йому з"з'ясувати відповідь на своє питання. Начальник відділу не повертається до свого робочого місця, щоб почати пошук відповіді. Натомість він скликає на зустріч фахівців свого відділу. Сподіваючись, що у робочому графіку шкірного з них знайдеться півгодинки для обговорення того, як їм отримати відповідь, де її шукати та як її сформулювати. Фахівці відділу беруться за роботу: проводять спеціальні аналізи за цим запитом, використовуючи свої навички з програмування та знання деяких інструментів бізнес-аналітики. Інтерпретують отримані результати і, можливо, їх якось оформлюють для наочності. У найкращому разі отримують відповідь. Фахівці відділу знову зустрічаються зі своїм начальником, щоб доповісти про результати роботи. Начальник помічає, що не вистачає деяких дрібниць. Пояснює це своїй команді та просити їх перевірити результати на наявність помилок у зібраних фактах.

Коли я покроково переказую весь процес, приблизно на цьому етапі аудиторія починає проявляти невдоволення, посміюватися або відверто нудьгувати. Але... всі вони реагують на мої слова таким чином саме тому, що самі раніше сотні разів опинялися у подібних ситуаціях. Повертаємося до "циклу смерті".

Фахівці відділу завершують звіт і надсилають його начальникові. Тієї його схвалює та домовляється про зустріч із керівником компанії для обговорення результатів роботи цілого відділу. Керівник отримує звіт: продажі впали на 5% явились в місті у у трьох з 20 магазинів. Нарешті він має відповідь на своє питання. Через півтора тижня.

Втім, отримана відповідь лише породжує нові запитання. Зокрема: у яких саме категоріях продуктів знижуються продажі, чому саме у них. Чи впливає на падіння тієї факт, що ці магазини розташовані в тому ж самому районі. Чи зменшення обсягів спостерігається у продажах через інтернет або в магазині. Чи малі мі достатній запас товарів. Чи були якісь зовнішні чинники впливу. Як таке зниження відображається на загальних прибутках компанії. Як складати більш ефективні плани на майбутнє. Та й взагалі чому так сталося, що ми не змогли передбачити подібний перебіг подій.

Ви й самі знаєте цей процес. Керівник компанії зустрічається з начальником відділу, начальник відділу — зі своїм відділом... І кожна відповідь, яку він отримує, лише викликає більше питань.

Візуалізація даних — це потужний інструмент, який значною мірою розширює можливості керівника компанії (а також її працівників на інших виконавчих рівнях). Він дозволяє миттєво побачити поточну ситуацію у діяльності компанії. Забезпечує легкий пошук даних для отримання відповідей зараз, а не наступного тижня і навіть не завтра. Отже, можна вносити коригування, а бізнес може уникнути потенційних проблем та/або бути на крок попереду конкурентів. Добре і погана візуалізація

Наведу ще один приклад із бізнес-середовища. Нещодавно я працював разом із організацією, де використовувалися 30 регламентованих звітів, що малі складатися щомісячно. Це була суцільна текстова інформація, нескінченні аркуші з незліченною кількістю рядків даних у таблицях Excel. Кожен зі звітів відображав частину пазлу — розрізнені фрагменти інформації. Тому фахівцям організації доводилося розбирати безліч електронних повідомлень або вивчати файл за файлом, щоб зрозуміти, як ефективно провадить свою діяльність тієї чи інший їхній клієнт. Здається знайомим?

Я допоміг побудувати універсальний інструмент для аналітики, який бі ставши єдиною базою даних. І надававши бі цілісне уявлення про стан "здоров"я" бізнес-діяльності клієнтів організації. Це повністю змінило як наповнення їхньої комунікації з клієнтами, так і глибину розуміння того, що та як відбувається у клієнтських компаніях.

Втім, неякісне виконання цього процесу може призвести до катастрофи. Існує безліч прикладів жахливо оформлених візуалізацій чі інформаційних панелей. Із численними індикаторами, круговими діаграмами з понад 20 секторами та іншими засобами, що ускладнюють сприйняття інформації. Важливо чітко уявляти, хто саме користуватиметься інформаційною панеллю. На які питання користувачі намагатимуться знайте відповіді за її допомогою. Які критерії пошуку застосовуватимуть. Який спосіб структурування інформації буде найкращим, щоб забезпечити комфортне користування. Наочне представлення інформації повинно відповідати чіткій цілі та дотримуватися відповідних принципів її подання. Щоб ідеї, які ви бажаєте донести до глядачів, сприймалися ними більш швидко і точно.

Коли інформаційна панель побудована як годиться, вона допомагає користувачам середньої ланки отримувати чіткіше уявлення про справи компанії. Виявляти тенденції, які вони раніше не помічали. А також вивільняє годину фахівців відділів бізнес-аналітики та інформаційних систем для важливішої роботи. Водночас керівники компаній можуть знаходити відповіді на свої питання, не запускаючи "цикл смерті". Швидше засвоювати нову інформацію та вносити своєчасні зміни, які сприятимуть розвитку бізнесу.

Категория: Экономика