Чому бізнесу варто переходити на електронний документообіг

Опубликованно 27.11.2017 00:45

Замість паперу — комп'ютерні файли. Замість мокрої печатки і розчерку ручкою — електронно-цифровий підпис (ЕЦП). Замість стелажів з папками — хмарне сховище файлів. Для одних підприємців ідея електронного документообігу замість паперового виглядає як мрія з майбутнього, для інших — як тихий незвіданий жах, якого краще триматися осторонь. Пропоную розвінчати шість найпопулярніших страхів перед електронним документообігом. Страх 1. Комп'ютери заразилися вірусом

Кібератака вірусом Petya.A, який влітку поширився через популярну бухгалтерську програму документообігу, живить цей страх. Бухгалтера побоюються, що використовувати сервіси електронного документообігу тепер ризиковано.

Не страшно, тому що

Навпаки, ймовірність поширення вірусів через хмарні системи близька до нуля. Хмарні програми електронного документообігу не встановлюються на комп'ютер, а значить не мають доступу до файлів на ньому. Хмарний сервіс працює через браузер, а всі документи зберігаються в хмарі. Таким чином документи повністю захищені. Страх 2. Документи пропадуть

Якщо документи не знаходяться під рукою в друкованому вигляді або хоча б на особистому комп'ютері — вони можуть загубитися або потрапити в руки стороннім.

Не страшно, тому що

Насправді зберігання документів в хмарі — одне із самих безпечних і надійних з нині існуючих. Ніхто із сторонніх осіб не може видалити, зіпсувати і навіть отримати доступ до файлів. Як привало, до документів, якими обмінюються, має доступ лише особи, які пройшли перевірку ЕЦП, які завантажили або підписували файли. Безслідно зникнути документи, завантажені через сервіс, теж не можуть, оскільки распределенно зберігаються у "хмарі". Набагато небезпечніше як раз зберігати документи під рукою або на комп'ютері. Страх 3. Не зможемо пройти податкову перевірку

Державна фіскальна служби (ГФСУ) приймає до розгляду виключно документи у паперовому вигляді, з мокрою печаткою і підписом від руки. Решта — незаконно.

Не страшно, тому що

Електронна податкова перевірка вже передбачена 75-ї статті Податкового Кодексу України. Зараз розробляється сама процедура. У Законі України №1982-VIII йдеться, що документ не може бути визнаний недійсним через відсутність мокрої печатки. Із Закону України "Про бухгалтерський облік і фінансової звітності" прибрали формулювання про необхідність підписувати документи безпосередньо в момент або відразу після здійснення господарської операції — тепер, згідно статті 9, підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи. А вони можуть бути і електронними. Страх 4. Все це надто складно

Ведення електронного документообігу вимагає специфічних навичок, люди не зможуть швидко перебудуватися.

Не страшно, тому що

Новий персонал вам точно не знадобиться. Як, втім, і тривале навчання. Як показує практика, електронного документообігу не потрібно навчати. Досить показати і розповісти, як це працює. Завдяки сучасним сервісів перевести компанію на електронний документообіг можна за лічені години і тут же почати його використовувати. Достатньо лише зареєструвати компанію на сервісі і проінформувати партнерів про ваше бажання обмінюватися електронними документами. Підписати-відправити документ — секундна справа. Страх 5. Майже ніхто в Україні не користується електронними документами зараз

Сервіси електронного документообігу — суперпрогрессивная технологія майбутнього, а зараз працюю за страринке.

Не страшно, тому що

Дійсно, говорити про повсюдне використання електронного документообігу передчасно. Але його вже практикують багато компаній, у тому числі і державні (наприклад, Укрпошта, Укрзалізниця). Страх 6. Це зайві витрати

Не зрозуміло, навіщо витрачати гроші на додаткові сервіси, якщо все і так чудово працює

Не страшно, тому що

Це не витрати, значна економія грошей. При чому відразу, вже з першого місяця використання. Для порівняння: вартість підготовки і відправлення одного фізичного документа — близько 10 гривень, максимальна ціна електронного — 2 гривні. На великих об'ємах, можна заощадити десятки тисяч гривень в місяць.

Категория: Экономика